Datenschutzerklärung

Stand: 7. November 2026

1. Wer verantwortlich ist

Ihbe & Zimmermann GbR (regulation.wise), vertreten durch die Gesellschafterinnen Dr. med. Janina Ihbe und M. Sc. Elizabeth Zimmermann, c/o Zentrum für Entrepreneurship der Universität Rostock, Albert-Einstein-Straße 21, 18059 Rostock, E-Mail: info@regulationwise.de

2. Worum es in dieser Erklärung geht

Hier erfährst du, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn du unsere Website besuchst, dich für Newsletter, Warteliste oder ein kostenloses PDF anmeldest, uns schreibst, mit uns auf Instagram in Kontakt bist, einen Kurs buchst, unsere Kursplattform oder den flow.finder nutzt oder an einem Videogespräch teilnimmst.

Wir verarbeiten Daten nur, wenn eine Rechtsgrundlage besteht. Das sind vor allem: Vertrag oder Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), gesetzliche Pflichten (lit. c), berechtigte Interessen (lit. f), deine Einwilligung (lit. a) und für Gesundheitsangaben deine ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Welche Grundlage wofür gilt, steht bei jedem Abschnitt.

3. Besuch der Website

Hosting und Server-Protokolle. Website und Kursplattform laufen auf Servern der Alfahosting GmbH, Edmund-von-Lippmann-Straße 13–15, 06112 Halle (Saale), in Deutschland. Bei jedem Aufruf werden technisch IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem verarbeitet. Das ist nötig, um die Seite auszuliefern, Angriffe abzuwehren und Fehler zu finden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse ist ein sicherer, funktionierender Betrieb). Die Protokolle werden nach 7 Tagen gelöscht. IP-Adressen, die WordPress selbst speichert, werden nach 24 Stunden anonymisiert und nach 7 Tagen gelöscht. Mit Alfahosting besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Verschlüsselung. Die Übertragung zwischen deinem Browser und unserem Server ist per TLS verschlüsselt.

Cookies. Wir setzen nur Cookies und ähnliche Speicher im Browser ein, die für die Funktion der Website unbedingt erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Dazu gehören Anmelde-Cookies von WordPress und unserer Kursplattform, damit du im Kursbereich eingeloggt bleibst, technische Speicher für die Darstellung und Animationen der Seite sowie ein Cookie, das deine Cookie-Einstellungen speichert. Schriftarten laden wir von unserem eigenen Server, nicht von Google. Analyse- oder Werbe-Cookies und ein Meta-Pixel setzen wir nicht ein. Sollte sich das ändern, passen wir diese Erklärung vorher an und holen deine Einwilligung ein. Eine Liste der Cookies findest du in unserer Cookie-Richtlinie.

Besucherstatistik. Wir zählen Seitenaufrufe mit dem WordPress-Plugin WP Statistics, das auf unserem eigenen Server läuft. Dabei werden aufgerufene Seiten, Zeitpunkt, Browser und Herkunftsseite erfasst; IP-Adressen werden nur gekürzt und gehasht gespeichert, nie im Klartext; Besuche eingeloggter Nutzerinnen werden nicht ihrem Konto zugeordnet. Es werden keine Cookies gesetzt und keine Daten an Dritte weitergegeben. Wir nutzen die Statistik, um zu sehen, welche Inhalte gelesen werden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten werden ohne feste Frist aufbewahrt, weil IP-Adressen nicht im Klartext gespeichert werden.

Selbsttest „Unser Test“. Auf unserer Website kannst du ohne Konto einen Selbsttest zu Körpersignalen und Stressbelastung machen. Dabei fragen wir weder deinen Namen noch deine E-Mail-Adresse ab und speichern keine IP-Adresse. Deine Antworten nutzen wir, um dir dein Ergebnis anzuzeigen, und speichern sie 30 Tage lang für eine Auswertung; ohne Login haben sie keinen Bezug zu deiner Person. Bist du dabei in deinem Kurskonto eingeloggt, wird der Eintrag mit deinem Konto verknüpft; dafür gilt deine Einwilligung aus der Kursanmeldung (Abschnitt 9).

4. Kontakt per E-Mail und Formular

Wenn du uns schreibst, verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, deine Nachricht und was du uns sonst mitteilst, um zu antworten. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um einen Kurs oder Kauf geht, sonst lit. f (Interesse an der Beantwortung). Unser Postfach liegt bei Alfahosting. Wir löschen die Korrespondenz, wenn dein Anliegen erledigt ist, außer gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten (Geschäftsbriefe 6 Jahre). Bitte schick uns per E-Mail keine ausführlichen Gesundheitsangaben, denn normale E-Mails sind auf dem Weg nicht durchgängig verschlüsselt.

Kontaktformular. Schreibst du uns über das Kontaktformular, verarbeiten wir deine Angaben dort (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Nachricht) zu denselben Zwecken und auf denselben Rechtsgrundlagen. Das Formular speichert keine IP-Adressen; die Formulareinträge löschen wir nach 7 Tagen. Unsere Antwort und deine Nachricht liegen danach nur noch in unserem Postfach, wie oben beschrieben.

5. Newsletter, Warteliste und kostenloses PDF (Brevo)

Was wir erheben. Deine E-Mail-Adresse und, wenn du ihn angibst, deinen Vornamen. Außerdem speichern wir, über welchen Weg du dich angemeldet hast (z. B. Warteliste, PDF „feierabend.flow“, eine bestimmte Instagram-Anzeige). Diese Kennung stammt aus dem Link, über den du auf unsere Seite gekommen bist. Gesundheitsangaben fragen wir bei der Anmeldung nicht ab.

Double-Opt-in. Nach dem Absenden bekommst du eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst nach dem Klick nehmen wir dich in die Liste auf und schicken das PDF bzw. die Willkommensmail. Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung sowie die dabei verwendete IP-Adresse und das Formular, über das du dich angemeldet hast, speichern wir, um deine Einwilligung nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO).

Inhalt. Du erhältst unseren Newsletter mit Impulsen zur Nervensystem-Regulation und Informationen zu Angeboten von regulation.wise, einschließlich Neuigkeiten zum Start neuer Angebote und Einladungen zu Testphasen. Das kostenlose PDF erhältst du im Gegenzug für die Newsletter-Anmeldung; darauf weisen wir im Anmeldeformular hin.

Auswertung. Wir erfassen, ob und wann du eine Mail öffnest und welche Links du anklickst, um Inhalte zu verbessern.

Rechtsgrundlage und Widerruf. Versand und Auswertung erfolgen auf Grundlage deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du kannst sie jederzeit widerrufen, über den Abmeldelink in jeder Mail oder per Nachricht an info@regulationwise.de.

Dienstleister. Für Anmeldung, Bestätigung und Versand nutzen wir die Brevo GmbH, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin, eine Tochter der Brevo SAS in Paris. Deine Daten liegen auf Servern in Frankreich und Belgien. Für einzelne Hilfsdienste wie Netzwerkschutz, Support und Auswertungs-Dashboards setzt Brevo auch Dienstleister mit Sitz in den USA ein; diese Übermittlungen sind durch das EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln der EU-Kommission abgesichert. Mit Brevo besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Übergabe deiner Anmeldung an Brevo erfolgt von unserem Server aus; auf unserer Website werden dafür keine Brevo-Skripte geladen.

Speicherdauer. Bis zu deiner Abmeldung. Danach behalten wir deine E-Mail-Adresse auf einer Sperrliste, damit du nicht erneut angeschrieben wirst, und bewahren den Nachweis der früheren Einwilligung drei Jahre auf (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Abwehr von Ansprüchen). Nicht bestätigte Anmeldungen löschen wir nach 30 Tagen.

6. Instagram

Wir betreiben ein Instagram-Profil und schalten dort Anzeigen. Instagram wird von der Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland, betrieben. Wenn du unser Profil besuchst, Beiträge kommentierst, uns eine Direktnachricht schreibst oder auf eine Anzeige reagierst, verarbeitet Meta deine Daten in eigener Verantwortung nach der Datenschutzrichtlinie von Instagram; Meta überträgt Daten dabei auch in die USA.

Für die Statistiken zu unserem Profil (Insights) sind wir mit Meta gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Wir erhalten nur zusammengefasste Werte, keine Daten einzelner Personen. Die Vereinbarung mit Meta findest du unter facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum. Deine Rechte kannst du dort auch direkt gegenüber Meta geltend machen.

Direktnachrichten an uns lesen und beantworten wir in der Instagram-App. Wenn du uns um ein kostenloses PDF bittest, schicken wir dir per Direktnachricht einen Link zu unserer Anmeldeseite (Abschnitt 5). Diese Antwort verschicken wir von Hand oder automatisch mit den eigenen Funktionen von Instagram bzw. der Meta Business Suite; ein weiterer Dienstleister ist daran nicht beteiligt. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an der Kommunikation mit Interessentinnen) bzw. lit. b, wenn es um eine Buchung geht.

7. Bestellung und Rechnung

Kurse buchst du bei uns per E-Mail. Dafür verarbeiten wir Name, Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse, gebuchten Kurs, Preis und Zahlungseingang, um den Vertrag abzuwickeln und dir die Rechnung per E-Mail zu schicken (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO).

Du bezahlst per Überweisung. Dabei erhalten wir von unserer Bank deinen Namen, deine IBAN und den Verwendungszweck. Rechnungen erstellen wir selbst, ohne externen Dienst, und bewahren sie getrennt von der Kursplattform auf.

Rechnungs- und Buchungsunterlagen bewahren wir 8 Jahre auf (§ 147 AO, § 14b UStG).

8. Kursplattform

Konto. Für die regulation.wise Journey legst du ein Konto an. Wir verarbeiten deine E-Mail-Adresse, ein selbst gewähltes Pseudonym, dein Passwort (verschlüsselt gespeichert), deine Kursanmeldungen, deinen Lernfortschritt und technisch nötige Zugriffsdaten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Plattform basiert auf WordPress und läuft auf unserem Server.

Inhalte. Audio-, Video- und Textmaterial liegen auf unserem eigenen Server. Wir binden dafür weder YouTube noch Vimeo ein.

Pseudonym. Auf der Plattform trittst du unter einem selbst gewählten Pseudonym auf. Es ist technisch mit deiner E-Mail-Adresse verknüpft (für Login, Benachrichtigungen, Passwort-Zurücksetzen), und wir können diese Verknüpfung sehen. Dein Klarname und deine Rechnungsdaten liegen nicht auf der Kursplattform, sondern in unserem E-Mail-Postfach und unseren Rechnungsunterlagen. Eine automatische Zuordnung zum Pseudonym gibt es nicht; ein Abgleich über die E-Mail-Adresse wäre möglich, findet aber nicht routinemäßig statt. Pseudonymisierte Daten bleiben personenbezogene Daten. Bitte nenn uns bei Löschanfragen zu Kursdaten dein Pseudonym.

Austauschfunktion. Wenn du einen Beitrag für die Austauschseite freigibst, sehen andere Teilnehmerinnen deines Kurses ihn ohne Namen und ohne Pseudonym. Bei uns bleibt der Beitrag mit deinem Konto verknüpft, damit wir ihn auf Wunsch löschen können. Das geschieht nur mit deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Was du dort teilst, entscheidest du selbst. Bedenke aber, dass andere dich an persönlichen Details erkennen könnten, und schreib bitte nichts, woran man andere Personen erkennen kann. Du kannst Beiträge jederzeit löschen lassen.

9. Angaben zu deinem Befinden im Kurs

In Selbsttests, Reflexionsübungen, Workbook und Journal kannst du Angaben machen zu Stimmung und Gefühlen, körperlichen Beschwerden, Stress- und Belastungswerten, Schlaf, Bewegung und Alltag, Denkmustern sowie zu deinem automatisch erstellten Stressprofil (Nervensystem-Tendenzen und Belastungsmuster). Diese Angaben sind Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO und mit deinem Pseudonym verknüpft.

Wir verarbeiten sie nur, um dir die Kursfunktionen und dein Stressprofil bereitzustellen, und nur mit deiner ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die wir bei der Registrierung gesondert abfragen. Die Einwilligung ist freiwillig. Ohne sie kannst du die Audio-, Video- und Textinhalte nutzen und Reflexions- und Journalübungen für dich auf Papier machen. Die Selbsttests und dein Stressprofil stehen dir dann nicht zur Verfügung, weil sie deine Eingaben zur Auswertung brauchen. Ein Widerruf gilt für die Zukunft: Ab dann löschen wir deine gespeicherten Eingaben und dein Stressprofil, und die Selbsttests stehen dir nicht mehr zur Verfügung. Was bis dahin verarbeitet wurde, bleibt rechtmäßig. Wir löschen diese Daten 1 Jahr nach Kursende, auf Wunsch früher.

10. flow.finder und künstliche Intelligenz

Der flow.finder schlägt dir anhand deiner Auswahl und deines Freitexts zu deinem aktuellen Befinden einen passenden Regulations-Flow vor. Dafür setzen wir das KI-System Claude ein. Unser Vertragspartner ist die Anthropic Ireland, Limited, Dublin, Irland; verarbeitet werden die Daten auch bei der Muttergesellschaft Anthropic PBC in den USA.

Was übermittelt wird. Nur die Formularinhalte. Name, E-Mail-Adresse, Pseudonym, Nutzerkennung und deine IP-Adresse übermitteln wir nicht; die Anfrage geht von unserem Server aus. Dein Freitext kann aber Angaben zu Beschwerden oder andere persönliche Informationen enthalten, deshalb behandeln wir ihn als Gesundheitsdaten.

Speicherung bei Anthropic. Anthropic löscht Eingaben und Antworten automatisch spätestens 30 Tage nach Eingang. Länger speichert Anthropic sie nur, wenn eine Anfrage als Verstoß gegen die Nutzungsrichtlinien markiert wird (bis zu 2 Jahre) oder wenn das Gesetz es verlangt. Die Eingaben werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Bei uns werden deine Eingaben im Formularsystem der Kursplattform gespeichert und wie deine übrigen Kursdaten 1 Jahr nach Kursende gelöscht.

Rechtsgrundlage. Deine ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die wir bei der Kursanmeldung gesondert abfragen. Die Übermittlung in die USA ist durch Standardvertragsklauseln der EU-Kommission abgesichert (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Teil unseres Auftragsverarbeitungsvertrags mit Anthropic sind. Trotzdem gilt in den USA kein mit der EU gleichwertiges Datenschutzniveau; insbesondere können US-Behörden unter Umständen auf Daten zugreifen.

Keine Diagnose, keine automatisierte Entscheidung. Der Vorschlag ist unverbindlich. Er ist keine medizinische Diagnose und keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Bei bestimmten Warnsignalen zeigt der flow.finder statt eines Flows einen Hinweis auf ärztliche Hilfe oder den Notruf 112.

11. Videogespräche und 1:1-Coachings

Für Einzel- und Gruppengespräche nutzen wir Meetzi der LimTec GmbH, Halderstr. 16, 86150 Augsburg, mit Servern in Deutschland. Verarbeitet werden der Name, den du bei der Einwahl angibst, sowie technische Verbindungsdaten wie deine IP-Adresse. Gespräche werden nicht aufgezeichnet. Termine stimmen wir per E-Mail ab. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Gespräche Teil deines Kurses oder eines gebuchten Coachings sind. Mit Meetzi besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

1:1-Coachings. Unabhängig vom Kurs bieten wir Einzelcoachings an. Für Terminabsprache, Durchführung und Rechnung verarbeiten wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und deine Rechnungsdaten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Im Coaching sprichst du oft auch über dein Befinden, über Stress, Schlaf oder Beschwerden, und wir machen uns dazu Notizen. Das sind Gesundheitsdaten; wir verarbeiten sie nur mit deiner ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die wir vor dem ersten Termin einholen. Die Notizen bewahren wir verschlüsselt bzw. unter Verschluss auf, nur deine Coachin hat Zugriff darauf, und wir löschen sie 1 Jahr nach deinem letzten Termin. Gespräche werden nicht aufgezeichnet.

12. Kostenlose Testphase

Im Rahmen der Aktion „Die ersten 50 testen gratis“ laden wir bis zu 50 Personen von der Warteliste per E-Mail ein, unser neues Angebot vorab kostenlos zu testen. Dafür verwenden wir deine E-Mail-Adresse aus der Warteliste (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, deine Einwilligung bei der Anmeldung).

13. Empfänger im Überblick

Empfänger	Wofür	Daten (Auswahl)	Ort
Alfahosting GmbH	Hosting von Website, Kursplattform, E-Mail, Medien	alle auf der Website anfallenden Daten, E-Mails	Deutschland
Brevo GmbH, Berlin	Newsletter, Warteliste, Bestätigungs- und Willkommensmails	E-Mail, Vorname, Anmeldeweg, Öffnungen und Klicks	Server in Frankreich und Belgien; einzelne US-Dienstleister (DPF/SCC)
Anthropic Ireland, Limited (mit Anthropic PBC)	Flow-Vorschlag im flow.finder	Formularinhalte und Freitext, ohne Identifikatoren	Irland, USA
Meta Platforms Ireland	Instagram-Profil, Direktnachrichten, Anzeigen, Statistiken	Interaktionen, Nachrichten, zusammengefasste Statistiken	Irland; USA
Meetzi	Videogespräche	Name, IP-Adresse, Verbindungsdaten	Deutschland

14. Wie lange wir Daten speichern

Daten	Speicherdauer
Server-Protokolle	7 Tage
IP-Adressen in WordPress	nach 24 Stunden anonymisiert, nach 7 Tagen gelöscht
Kontaktformular	7 Tage
Selbsttest „Unser Test“	30 Tage
Server-Backups	14 Tage
Besucherstatistik	ohne feste Frist, IP-Adressen nur gekürzt und gehasht gespeichert
E-Mail-Anfragen	bis zur Erledigung; Geschäftsbriefe 6 Jahre
Newsletter und Warteliste	bis zur Abmeldung; Einwilligungsnachweis 3 Jahre danach; Sperrliste dauerhaft
Nicht bestätigte Anmeldungen	30 Tage
Kundenkonto und E-Mail-Adresse im Kurs	bis 1 Jahr nach Kursende
Kursdaten (Selbsttests, Reflexionen, Workbook, Austausch, Stressprofil)	bis 1 Jahr nach Kursende, auf Wunsch früher
Coaching-Notizen	1 Jahr nach dem letzten Termin
flow.finder-Eingaben	bei Anthropic: spätestens nach 30 Tagen gelöscht (Ausnahmen in Abschnitt 10); bei uns: 1 Jahr nach Kursende
Buchungs- und Rechnungsunterlagen	8 Jahre (§ 147 AO, § 14b UStG)

Danach löschen oder anonymisieren wir die Daten.

15. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine Einwilligung kannst du jederzeit für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3); was bis dahin passiert ist, bleibt rechtmäßig. Schreib uns dafür an info@regulationwise.de.

Dein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen. Der Verwendung deiner Daten für Werbung kannst du jederzeit ohne Begründung widersprechen.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin, mailbox@datenschutz-berlin.de.

16. Pflicht zur Angabe von Daten

Für Buchung, Kurskonto und Newsletter brauchen wir die als Pflicht markierten Angaben, zum Beispiel deine E-Mail-Adresse; ohne sie können wir dir das Angebot nicht bereitstellen. Alle anderen Angaben sind freiwillig.

17. Datensicherheit

Wir schützen Daten mit technischen und organisatorischen Maßnahmen gegen Verlust, unbefugten Zugriff und Veränderung, unter anderem durch verschlüsselte Übertragung, Zugriffsbeschränkungen und Zwei-Faktor-Anmeldung für unsere Dienstkonten. Backups unseres Servers werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht. Zugriff haben nur die Personen und Dienstleister, die ihn für den jeweiligen Zweck brauchen.

18. Kein Ersatz für Behandlung

regulation.wise ist ein präventives Angebot zur Gesundheitsförderung und Psychoedukation. Kurs und flow.finder stellen keine Diagnose und ersetzen keine ärztliche oder psychotherapeutische Behandlung. Im Notfall wähl 112.

19. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Angebote oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.